Doubs Tourisme et Besançon Events structurent le tourisme d’affaires


Il représente en France 25 % du chiffre d’affaires du tourisme et continue de progresser chaque année. Le tourisme d’affaires est un levier incontournable du développement touristique pour les destinations et les villes. Le pôle Congrès & Séminaires de Doubs Tourisme œuvre depuis 2012 pour structurer l’offre et propose un service d’organisation logistique dédié à la réussite des événements d’entreprise dans le Grand Besançon qui, s’il ne rivalise par avec les grandes agglomérations de France, est  aujourd’hui reconnu par les acteurs locaux du tourisme.

De la promotion des séminaires et congrès et du référencement des salles de réunion à la mise en ligne d’une plateforme « full web » de centralisation et de réservation en ligne de toutes les prestations liées aux événements d’entreprises, Doubs Tourisme s’est inscrit depuis 7 ans, en réponse aux attentes des acteurs du territoire concernés par cette activité, des hôteliers du Grand Besançon et du bureau des Congrès de la capitale comtoise, dans une démarche collaborative et active de développement d’un secteur en pleine évolution.

Car qu’il soit de rayonnement régional, national, voire international l’organisation d’un congrès ou d’un séminaire* nécessite de mobiliser des compétences qui ne sont pas forcément celles des organisateurs. Le service proposé par Doubs Tourisme libère les entreprises de ces charges organisationnelles en leur permettant de se concentrer sur le cœur de leur événement.

Et pour apporter plus d’efficacité à ce service, démultiplier les réseaux de prestataires et de prospection et mutualiser les ressources et les actions de prospection, le collectif Besançon Events, est né d’un partenariat en 2013 entre Doubs Tourisme, Besançon, Tourisme et Congrès, Micropolis et la Saline royale d’Arc-et-Senans. En 2015, Doubs Tourisme et Besançon Tourisme et Congrès ont cofinancé l’acquisition d’un nouvel outil de réservation 100 %  internet de gestion partagée des congrès qui marque une nouvelle étape dans le développement et la structuration de l’offre.

Destiné à centraliser la réservation en ligne de toutes les prestations liées à un événement d’entreprise  – coordination des services, inscription à l’événement, réservations hôtelières, restauration, transports, dîners de gala, organisation de visites pour les accompagnants – le site présente les avantages suivants :

. l’instauration d’une interface de réservation fédérant tous les prestataires fournisseurs d’un événement (hébergement, restauration, transport, animation…) ;

. la gestion d’un nombre d’événements illimité ;     

. la souplesse d’un  outil d’administration permettant d’intervenir sur les pages de contenu du site internet ;

. les outils de suivi et d’analyse pour mesurer l’impact et les retombées économiques de chaque événement.

Des partenariats ont été noués avec les hôteliers locaux et les gestionnaires de salles et chaque congrès ou séminaire qui utilise le service Besançon Events fait l’objet d’une signature de convention d’engagement.

La plateforme en ligne est un véritable service à valeur ajoutée

Chaque client accède à sa page dédiée et bénéficie, tout au long du processus de gestion de son congrès ou  séminaire, d’un accompagnement au quotidien, des premiers contacts à la facturation des prestations. Tous les événements d’entreprise organisés sur la plateforme en ligne font l’objet d’une étude de mesure de satisfaction  pour permettre d’améliorer en continu le service client.

Sans oublier les offres privilèges concédées aux congressistes désireux de séjourner dans le Doubs (remises sur locations et séjours, bons plans, cadeaux de bienvenue)  qui contribuent à marquer l’expérience Tourisme d’affaires dans le Doubs.

9e Congrès Ramsar : l’exemple d’un premier déploiement réussi du service dans le Haut-Doubs

En trois ans, Doubs Tourisme a déjà suivi plus de 48 congrès et séminaires dont 28 dans le Grand Besançon grâce à ce service, mais aussi dans le Haut-Doubs, car il ne s’arrête pas aux frontières de la capitale comtoise et environs et s’étend sur l’ensemble du territoire.

Le 1er congrès « délocalisé » utilisant la plateforme de réservation en ligne a eu lieu dans le Haut-Doubs en 2017 . Le 9e congrès des gestionnaires de sites Ramsar (zones humides) à Labergement-Sainte-Marie a réuni 132 participants de France, Belgique et Suisse sur trois jours dans 6 hôtels différents et répartis en 5 ateliers et visites-découverte des espaces naturels sensibles du secteur. Le pôle Congrès et séminaire de Doubs Tourisme a pu su mettre en œuvre un savoir-faire  professionnel sans faille sur la logistique d’un congrès particulièrement complexe à organiser.

Une première occasion couronnée de succès de déployer efficacement son service d’accueil et d’organisation d’un congrès aux multiples prestations à coordonner (visites et ateliers, conférences, transports et multi-hébergements) et le développement de son outil dédié au tourisme d’affaires sur d’autres secteurs du Doubs.

Un nouveau plan d’action pour 2019/2020

A l’horizon 2020, et après trois ans d’existence, le collectif Besançon Events prépare un plan d’actions pour donner une nouvelle dynamique de visibilité et d’attractivité à la destination « affaires » du Grand Besançon en misant sur la valorisation de ces services différenciateurs, pour certains exclusifs à l’échelle de la Région Bourgogne Franche-Comté.   

Au programme en deux axes de ce projet, une nouvelle organisation au plus proche du client organisateur et le développement des réseaux de prestataires et de prospection. Élaboration d’un guide de l’organisateur, conception de nouveaux visuels et supports de communication dédiés au collectif et exposition permanente dans des opérations et lieux stratégiques (CCI, hôtels…), organisation de rencontres en local pour promouvoir le service et l’outil (services sports, pôles universitaires et médicaux, Offices de tourisme…), salons et workshops, recherche de nouveaux modes de financement, adhésion à d’autres collectifs de tourisme d’affaires régionaux et nationaux ciblés… constituent les orientations de ce plan d’action.

A terme, Doubs Tourisme ambitionne la mise en place de ce module de gestion à d’autres offices de tourisme, qui présente le double avantage de l’économie financière et de l’efficacité.

(*) Congrès vs Séminaires : la différence entre un congrès et un séminaire est une question d’échelle. Quand les séminaires regroupent un nombre de participants restreint, sur une thématique unique,  répartis dans un nombre de lieux limité, les congrès accueillent généralement plus de 100 personnes et nécessitent l’organisation et la coordination de prestations multiples et diffuses (hébergements, conférences-ateliers, restauration, transport…)

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